Quase toda PME nasce no Simples Nacional. Quando ultrapassa o limite ou troca de atividade, migra para o Presumido. Em algum momento, alguém comenta "talvez o Real seja melhor", e a conversa morre porque o contador acha trabalhoso demais. O regime fica congelado por anos.
Esse é o roteiro mais comum. E é também o motivo pelo qual tantas empresas pagam mais imposto do que precisariam.
Esse artigo é um mapa rápido dos três regimes e dos sinais que indicam que o seu pode estar errado.
Os três regimes em uma frase cada
- Simples Nacional: unifica oito tributos em uma guia única, com alíquota progressiva conforme faturamento dos últimos 12 meses. Limite de R$ 4,8 milhões anuais. Simples na operação, mas a alíquota efetiva sobe rapidamente conforme você cresce.
- Lucro Presumido: o fisco "presume" que sua margem de lucro é um percentual fixo do faturamento (geralmente 8% para comércio, 32% para serviços). Você paga IRPJ e CSLL sobre essa presunção, mais PIS, COFINS, ICMS/ISS sobre a receita.
- Lucro Real: você paga IRPJ e CSLL sobre o lucro líquido real apurado. Tem o maior aproveitamento de créditos de PIS, COFINS, ICMS. É o regime obrigatório acima de R$ 78 milhões de faturamento, mas pode ser optativo abaixo.
A intuição de que "Simples é sempre melhor para PME" é falsa em pelo menos um terço dos casos que analisamos.
Os 5 sinais de que você pode estar no regime errado
1. Você está no Simples e sua alíquota efetiva já passou de 9%. Quando o Simples sai do segundo terço da tabela, a economia em relação ao Presumido começa a desaparecer. A partir de ~10,5%, o Presumido com boa gestão muitas vezes fica mais barato.
2. Você está no Presumido, mas tem margem de lucro real muito menor que a presumida. Se sua margem operacional é de 5% e o regime presume 8%, você paga IRPJ e CSLL como se ganhasse mais do que ganha. Lucro Real corrige esse descompasso.
3. Você compra muito (matéria-prima, insumo, mercadoria) e está no Presumido. No Presumido, o aproveitamento de crédito de PIS e COFINS é zero. Em algumas operações, migrar para o Real desbloqueia créditos significativos.
4. Sua empresa cresceu mais de 40% em 12 meses. Crescimento rápido empurra você para faixas piores do Simples. Quem cresce assim quase sempre precisa simular o Presumido antes do fim do ano para optar no início do próximo.
5. Você presta serviço para cliente PJ que aproveita crédito. Cliente grande gosta de fornecedor no Real ou Presumido porque consegue crédito de PIS, COFINS, IBS, CBS. Quem está no Simples às vezes está deixando de ganhar contrato — ou tem que dar desconto pra compensar.
O caso da distribuidora de R$ 132 mil/ano
Distribuidora de produtos para limpeza profissional. Faturamento de R$ 3,9 milhões/ano, no Simples Nacional, alíquota efetiva oscilando entre 11% e 12,5%. Operação com margem de lucro líquido de cerca de 8%.
Simulamos o Lucro Real considerando os créditos de PIS, COFINS e ICMS sobre as compras dela (que eram volumosas, com fornecedores grandes que destacavam imposto na nota). O resultado da simulação mostrou alíquota efetiva projetada de 8,1% no Real, contra 11,7% no Simples.
Migramos no início do ano fiscal seguinte. Economia real apurada nos primeiros 12 meses: R$ 132 mil. Sem nenhuma mudança operacional, só regime e organização contábil para aproveitar os créditos.
Detalhe importante: a migração custou esforço inicial de organização documental e exigiu mudança na rotina contábil. Não é gratuito. Mas o payback foi inferior a um trimestre.
Como pedir uma análise comparativa pro seu contador
Ele pode resistir. É natural — análise comparativa exige tempo extra. Use este roteiro:
"Quero entender se o regime atual ainda é o mais eficiente. Você pode me mandar uma simulação para os três regimes considerando: meu faturamento dos últimos 12 meses, minha estrutura de custos atual, e meu percentual médio de compra com crédito de PIS/COFINS? Quero comparar alíquotas efetivas projetadas, não nominais. Preciso decidir o regime do próximo ano fiscal até [data]."
Se o contador disser "está bom assim" sem mostrar a simulação, você tem duas opções: insistir, ou buscar uma segunda opinião. A análise comparativa é da empresa, não do contador — você tem todo direito de pedir.
A lógica da decisão
A escolha entre os três regimes deve considerar pelo menos quatro variáveis:
- Faturamento projetado (não o atual — o do próximo ano).
- Margem operacional real vs. margem presumida do setor.
- Percentual de compras com nota fiscal que geram crédito.
- Perfil dos clientes (PJ que aproveita crédito vs. consumidor final).
A simulação cruza essas quatro variáveis em três cenários e mostra a alíquota efetiva projetada de cada um. Quem decide com base nessa tabela quase nunca erra.
Conclusão
A escolha do regime não é "para sempre" — você pode mudar todo início de ano. O que não dá pra fazer é deixar o regime congelar enquanto a empresa muda. PMEs em fase de crescimento deveriam refazer essa análise anualmente. O custo de fazer a análise é ridículo perto do custo de pagar imposto a mais por três anos seguidos.
Quando foi a última vez que seu regime tributário foi comparado com as alternativas? Faça o Diagnóstico Elithium e descubra se sua empresa está no regime certo.